I Krajowe Forum Samorządowe Ochrony Ludności i Odporności Społecznej
Piaseczno, 5 czerwca 2025 r. - Centrum Edukacyjno-Multimedialne, ul. Jana Pawła II 55, 05-500 Piaseczno
§ 1. INFORMACJE OGÓLNE
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu https://www.iccss.network/, a także uczestników I Krajowego Forum Samorządowego Ochrony Ludności i Odporności Społecznej (zwanego dalej „Forum"), które odbędzie się 5 czerwca 2025 r. w Centrum Edukacyjno-Multimedialnym w Piasecznie.
Administratorem danych osobowych uczestników Forum jest Międzynarodowe Centrum Bezpieczeństwa Obywatelskiego i Społecznego z siedzibą w Warszawie, ul. Leszno 8/1, 01-192 Warszawa (zwane dalej „Administratorem" lub „Organizatorem").
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do udziału w Forum. Brak podania danych uniemożliwia udział w wydarzeniu.
Kontakt z Administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: forum@iccss.network lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
§ 2. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH
Administrator przetwarza dane osobowe uczestników Forum w zakresie:
a) danych identyfikacyjnych: imię i nazwisko, tytuł/stopień naukowy;
b) danych kontaktowych: adres e-mail, numer telefonu;
c) danych zawodowych: nazwa instytucji/organizacji, stanowisko;
d) danych dotyczących udziału w Forum: wybrane sesje tematyczne, warsztaty, preferencje żywieniowe;
e) danych dotyczących płatności (w przypadku uczestników zobowiązanych do wniesienia opłaty rejestracyjnej): niezbędne dane do wystawienia faktury VAT, informacje o płatnościach;
f) wizerunku uczestników utrwalonego podczas Forum w formie zdjęć i nagrań wideo;
g) danych dotyczących zgłaszanych przez uczestników prezentacji lub posterów (tytuł, streszczenie, treść, materiały towarzyszące).
W przypadku Wystawców Administrator może przetwarzać dodatkowo:
a) dane identyfikacyjne osoby kontaktowej: imię i nazwisko;
b) dane kontaktowe osoby kontaktowej: adres e-mail, numer telefonu;
c) dane dotyczące uczestnictwa w strefie wystawienniczej: rodzaj i wielkość stoiska, zapotrzebowanie techniczne;
d) dane do faktury: nazwa firmy, adres siedziby, NIP.
§ 3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe uczestników Forum są przetwarzane w następujących celach:
a) organizacji i przeprowadzenia Forum, w tym rejestracji uczestników, komunikacji z uczestnikami, zapewnienia udziału w wybranych aktywnościach – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
b) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze);
c) marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych Administratora, w tym informowania o przyszłych wydarzeniach – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora);
d) przesyłania informacji handlowych, w tym newslettera, drogą elektroniczną – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą);
e) dokumentowania przebiegu Forum, promocji i informowania o Forum w mediach oraz materiałach informacyjnych Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) lub na podstawie zgody Uczestnika w celu promocji Forum oraz swojej działalności;
f) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora);
g) wystawienia faktury VAT (w przypadku płatnego udziału) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze);
h) weryfikacji i oceny zgłoszonych prezentacji lub posterów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu odpowiedniego poziomu merytorycznego Forum).
§ 4. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe uczestników Forum będą przechowywane przez następujące okresy:
a) dane przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Forum – przez okres niezbędny do realizacji tego celu, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub do przedawnienia ewentualnych roszczeń;
b) dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych – przez okres wymagany przepisami prawa;
c) dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
d) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody;
e) dane dotyczące wizerunku – przez okres 5 lat od zakończenia Forum lub do czasu wycofania zgody, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi jako pierwsze;
f) dane związane z prezentacjami i posterami – przez okres 5 lat od zakończenia Forum, a w przypadku włączenia do dokumentacji Forum lub publikacji – bezterminowo.
Administrator zastrzega sobie prawo do przechowywania danych przez dłuższy okres, jeżeli będzie to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów prawa.
§ 5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe uczestników Forum mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, niezbędne do realizacji celów przetwarzania, w tym usługi IT, hostingowe, komunikacyjne, organizacyjne, księgowe, prawne, płatnicze;
b) podmiotom współpracującym z Administratorem przy organizacji Forum, w tym prelegentom, partnerom, sponsorom – w ograniczonym zakresie niezbędnym do realizacji Forum;
c) organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
d) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską;
e) ICCSS sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – w zakresie danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT dla uczestników wnoszących opłatę rejestracyjną;
f) członkom Komitetu Merytorycznego – w zakresie danych związanych z prezentacjami i posterami zgłoszonymi przez uczestników.
Administrator może przekazać dane osobowe do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) w związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców usług IT. W takich przypadkach dane będą przekazywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń, na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
§ 6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Uczestnikom Forum przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem ich danych osobowych:
a) prawo dostępu do danych osobowych;
b) prawo do sprostowania danych osobowych;
c) prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym");
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e) prawo do przenoszenia danych osobowych;
f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celach realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
g) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem (dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody);
h) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Realizacja powyższych praw może być ograniczona w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa.
W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w § 1 niniejszej Polityki Prywatności.
§ 7. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE
Dane osobowe uczestników Forum nie będą przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.
§ 8. WIZERUNEK UCZESTNIKÓW
Podczas Forum będą wykonywane zdjęcia oraz nagrania wideo dokumentujące przebieg wydarzenia. Wizerunek uczestników może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniony w materiałach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Forum, na stronie internetowej Administratora, w mediach społecznościowych oraz innych kanałach komunikacji na zasadach określonych poniżej.
Organizator może rozpowszechniać wizerunek Uczestników, gdy zarejestrowane wizerunki będą stanowić jedynie szczegół całości na podstawie art. 81 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509).
W takich przypadkach wizerunek może być rozpowszechniany bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez umieszczenie fotografii w serwisach internetowych Organizatora oraz w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora. Ponadto może być także zamieszczany w publikacjach i serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem że muszą dotyczyć działalności Organizatora, tzn. zakazane jest wykorzystywanie tych zdjęć przez podmioty trzecie do własnych celów.
Wizerunek nie będzie wykorzystywany w celach zarobkowych, a Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.
Jeżeli wizerunek Uczestnika nie spełnia warunku wskazanego w ustępie powyżej, może być nieodpłatnie rozpowszechniony przez Organizatora, wyłącznie po uprzednim uzyskaniu dobrowolnej zgody uczestnika na takie działanie. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku może być w każdym czasie wycofana, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przez Administratora przed jej wycofaniem.
§ 9. PREZENTACJE I POSTERY UCZESTNIKÓW
Dane osobowe uczestników, którzy zgłosili chęć wygłoszenia prezentacji lub zaprezentowania posteru podczas Forum, będą przetwarzane w celu weryfikacji i oceny przez Komitet Merytoryczny.
Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane identyfikacyjne, kontaktowe, zawodowe oraz dane dotyczące prezentacji lub posteru (tytuł, streszczenie, treść, materiały towarzyszące).
W przypadku zakwalifikowania prezentacji lub posteru do przedstawienia podczas Forum lub włączenia do dokumentacji Forum, dane osobowe autora (imię, nazwisko, afiliacja) oraz treść prezentacji lub posteru mogą zostać opublikowane w materiałach konferencyjnych, na stronie internetowej Forum oraz w innych materiałach informacyjnych i promocyjnych.
§ 10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Administrator systematycznie analizuje ryzyko związane z przetwarzaniem danych osobowych i dostosowuje stosowane zabezpieczenia do zidentyfikowanych zagrożeń.
§ 11. PLIKI COOKIES I INNE TECHNOLOGIE
Strona internetowa Forum może wykorzystywać pliki cookies (tzw. „ciasteczka") oraz inne technologie, takie jak: local storage, session storage.
Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies dostępne są w Polityce Cookies na stronie internetowej www.iccss.network.
§ 12. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w dowolnym czasie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany technologii wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych lub zmiany celów i sposobu przetwarzania danych osobowych.
O zmianach Polityki Prywatności Administrator będzie informował poprzez publikację nowej wersji na stronie internetowej www.iccss.network.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest dostępna na stronie internetowej www.iccss.network.
§ 13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
W Serwisie znajdują się również odnośniki do innych stron WWW. Zasady korzystania ze stron internetowych i zachowania prywatności użytkowników stron, do których użytkownik zostaje przekierowany za pomocą odnośnika, są zamieszczone na tych stronach.
Polityka Prywatności obowiązuje od momentu publikacji na stronie www.iccss.network.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Prywatności mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz właściwe przepisy prawa polskiego.
Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu I Krajowego Forum Samorządowego Ochrony Ludności i Odporności Społecznej.