I Krajowe Forum Samorządowe Ochrony Ludności i Odporności Społecznej
Piaseczno, 5 czerwca 2025 r. - Centrum Edukacyjno-Multimedialne, ul. Jana Pawła II 55, 05-500 Piaseczno
§ 1. INFORMACJE OGÓLNE
Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem") jest wydany przez głównego organizatora wydarzenia – Międzynarodowe Centrum Bezpieczeństwa Obywatelskiego i Społecznego, ul. Leszno 8/1, 01-192 Warszawa (zwanego dalej „Organizatorem").
Celem Regulaminu jest określenie zasad uczestnictwa, rejestracji oraz zachowania się osób obecnych na I Krajowym Forum Samorządowym Ochrony Ludności i Odporności Społecznej (zwanym dalej „Forum") i korzystania przez nie z terenu oraz urządzeń, na których przeprowadzane jest Forum.
Forum jest wydarzeniem o charakterze publicznym i społecznym, mającym na celu wymianę wiedzy i doświadczeń w zakresie wdrażania ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej oraz zapewnienia ciągłości dostaw usług kluczowych i cyberbezpieczeństwa.
Każda osoba przebywająca na tym terenie w czasie trwania Forum jest zobowiązana do stosowania się do postanowień niniejszego Regulaminu.
Poniższe określenia używane w Regulaminie mają następujące znaczenie:
a) „Służby Porządkowe lub Informacyjne" – osoby powołane przez Organizatora, zatrudnione we współpracującej z Organizatorem koncesjonowanej firmie ochrony osób i mienia. Członkowie Służb Porządkowych lub Informacyjnych posiadają identyfikatory umieszczone w widocznym miejscu;
b) „Teren Forum" – Centrum Edukacyjno-Multimedialne, ul. Jana Pawła II 55, 05-500 Piaseczno oraz wyznaczone przestrzenie zewnętrzne, na których przeprowadzane jest Forum;
c) „Uczestnik Forum" – osoba uczestnicząca w Forum, która dokonała rejestracji i otrzymała potwierdzenie udziału od Organizatora;
d) „Wystawca" – podmiot prezentujący swoją ofertę w strefie wystawienniczej Forum.
§ 2. WARUNKI UCZESTNICTWA I REJESTRACJA
Warunkiem uczestnictwa w Forum jest przesłanie zgłoszenia poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie Forum oraz uiszczenie odpowiedniej opłaty w terminie i wysokości ustalonej przez Organizatorów, z wyłączeniem przedstawicieli samorządów i administracji publicznej, dla których udział w Forum jest bezpłatny.
Termin rejestracji uczestnictwa w Forum rozpoczyna się w dniu 31 marca i upływa w dniu 26 maja 2025 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizatorzy przedłużą termin rejestracji. Informacja o przedłużeniu terminu rejestracji uczestnictwa zostanie zamieszczona na stronie internetowej Forum. Organizatorzy zastrzegają możliwość zamknięcia rejestracji przed terminem w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych Uczestników osiągnie limit miejsc.
Uczestnicy zobowiązują się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularzy rejestracyjnych.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularzy błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Forum lub zgłaszające prezentacje.
Opłaty rejestracyjne za uczestnictwo wynoszą:
a) Przedstawiciele samorządów i administracji publicznej: bezpłatnie;
b) Firmy: 1500 PLN netto plus należny podatek VAT;
c) Organizacje pozarządowe/osoby indywidualne: 500 PLN netto plus należny podatek VAT;
d) Wystawcy/organizacja stoiska: 5000 PLN netto plus należny podatek VAT.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do udzielania zniżek od ceny podstawowej, jak również zwolnienia z opłat.
Wysokość opłat, jak również sposób i termin zapłaty są dostępne na stronie Forum. Odbiorcą danych uczestników wnoszących opłatę rejestracyjną, jest ICCSS sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, ul. Leszno 8/1, 01-192 Warszawa, NIP 9512614922, REGON 540856504, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001154071 – w celu wystawienia faktury.
Całość opłat zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na cele Forum. Konferencja nie ma celu zarobkowego.
Zgłoszenia uczestnictwa będą możliwe poprzez wypełnienie formularza opublikowanego na stronie Konferencji, do czasu wyczerpania miejsc lub terminu określonego przez Organizatorów. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do ustalenia limitów zgłoszeń w ramach konkretnych pakietów uczestników Forum.
Osoba wysyłająca zgłoszenie potwierdza prawidłowość wprowadzonych danych osobowych, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty oraz zaświadcza akceptację niniejszego Regulaminu oraz innych przepisów prawnych w nim poruszanych.
W przypadku braku terminowego uregulowania opłaty przez uczestnika następuje jego wykreślenie z listy uczestników.
W celu potwierdzenia swojej obecności na Forum uczestnik jest zobowiązany dokonać rejestracji w dniu rozpoczęcia Forum. Przy rejestracji wskazane jest posiadanie potwierdzenia wysłania zgłoszenia, jak również potwierdzenia dokonania opłaty udziału w Forum.
Opłata rejestracyjna jest bezzwrotna ze względu na koszty przygotowania materiałów konferencyjnych, organizacji i obsługi wydarzenia.
Uczestnicy Forum otrzymują:
a) Pakiet materiałów praktycznych (materiały szkoleniowe i prezentacje z Forum);
b) Certyfikat uczestnictwa w Forum oraz certyfikat z warsztatów praktycznych;
c) Poradnik założenia Klubu Odporności Społecznej (KOS);
d) 12-miesięczny dostęp do dedykowanej platformy e-learningowej, biblioteki case studies i dobrych praktyk, bazy wiedzy o odporności społecznej;
e) Członkostwo w krajowej i międzynarodowej społeczności praktyków (dostęp do sieci ekspertów, udział w cyklicznych webinariach).
W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Forum, uczestnik ma prawo do wskazania osoby, która zajmie jego miejsce, pod warunkiem przekazania Organizatorowi danych tej osoby, które były wymagane przy formularzu rejestracyjnym mailowo na adres forum@iccss.network, nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem Forum.
Uczestnicy mają możliwość zgłoszenia chęci wygłoszenia własnej prezentacji lub zaprezentowania posteru podczas sesji lub włączenia do dokumentacji Forum. Muszą zostać jednak uprzednio zakwalifikowani przez Organizatorów.
Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość wyboru prelegentów, których wystąpienia będą najbardziej wpisywać się w tematykę Forum, a także prezentacji i materiałów, które będą włączone do dokumentacji Forum.
Po weryfikacji zgłoszeń uczestnicy otrzymują mailowe potwierdzenie uczestnictwa.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za formę ani treść merytoryczną prezentacji oraz tezy i poglądy wygłaszane przez Uczestników. Komitet Merytoryczny będzie jednak weryfikował streszczenia wystąpień pod względem merytorycznym i zgodności z Konferencją.
Osoby małoletnie mogą uczestniczyć w Forum wyłącznie pod opieką rodzica lub opiekuna prawnego.
§ 3. ZASADY PORZĄDKOWE OBOWIĄZUJĄCE PODCZAS FORUM
Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Forum:
a) broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów;
b) materiałów wybuchowych;
c) wyrobów pirotechnicznych;
d) materiałów pożarowo niebezpiecznych;
e) napojów alkoholowych, środków odurzających oraz substancji psychotropowych;
f) napojów w opakowaniach szklanych, ceramicznych i metalowych.
Ponadto zabrania się:
a) jazdy na terenie Forum na rowerach, rolkach, deskorolkach itp.;
b) prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej na terenie Forum;
c) prowadzenia jakichkolwiek akcji reklamowych, propagandowych, wyborczych, w tym rozdawania ulotek wszelkiego typu, wywieszania banerów, transparentów, haseł o treści obraźliwej, wulgarnej lub dyskryminującej;
d) wygłaszania, eksponowania, emitowania treści propagandowych, reklamowych lub wyborczych poprzez nośniki audio-wizualne (ekrany LED, megafony itp.);
e) zakłócania przebiegu Forum w jakikolwiek sposób;
f) niszczenia infrastruktury Centrum Edukacyjno-Multimedialnego.
Organizator Forum może odmówić wstępu na Forum oraz przebywania na nim osobom:
a) znajdującym się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków;
b) posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały, wyroby, napoje, środki lub substancje;
c) zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Forum;
d) niestosującym się do postanowień niniejszego Regulaminu.
Uczestnicy Forum oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie Forum, zobowiązane są stosować się do poleceń Organizatora Forum i Służb Porządkowych lub Informacyjnych.
Osoby nie przestrzegające Regulaminu lub które swoim zachowaniem zakłócą porządek i ład publiczny, zostaną usunięte z terenu Forum na zasadach określonych w § 4 ust. 3 lit. c i d Regulaminu.
Uczestnik Forum ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez niego innym uczestnikom i Wystawcom, jak i za szkody wyrządzone na mieniu Organizatora.
§ 4. PRAWA I OBOWIĄZKI ORGANIZATORA
Organizator zastrzega sobie prawo odwołania, przerwania oraz ustalenia zmian w przebiegu Forum z uzasadnionych powodów, np. warunków pogodowych, zaistnienia tzw. „Siły Wyższej", awarii sprzętu technicznego lub budowlanego i innych zagrażających życiu i zdrowiu uczestników itp.
W przypadku odwołania Forum, Organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną.
Służby Porządkowe lub Informacyjne, legitymujące się identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu, są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy, do:
a) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości;
b) wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem Forum, a w przypadku niewykonania takich poleceń – wezwania ich do opuszczenia Forum;
c) ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, Straży Miejskiej, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla dóbr powierzonych ochronie oraz osób dopuszczających się czynów zabronionych.
Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Forum oraz porządek podczas trwania Forum, poprzez m.in.:
a) służby porządkowe i służby informacyjne;
b) udostępnienie pomocy medycznej oraz zaplecza higieniczno-sanitarnego.
Organizator wyznacza strefy podziału Forum:
a) scena wraz z zapleczem techniczno-socjalnym (dla prelegentów i obsługi), niedostępne dla publiczności;
b) sala konferencyjna – miejsca siedzące dostępne dla uczestników Forum;
c) strefa wystawiennicza – dostępna dla wszystkich uczestników Forum;
d) strefa warsztatowa – dostępna dla uczestników zapisanych na warsztaty;
e) strefa zewnętrzna – dostępna dla wszystkich uczestników Forum.
§ 5. PRAWA DO WIZERUNKU I WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA
Organizator zapewnia dokumentację fotograficzną wydarzenia.
Gdy zarejestrowane wizerunki uczestników będą stanowić jedynie szczegół całości, Organizator może rozpowszechniać je bez zgody Uczestnika na podstawie art. 81 ust.2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509).
W takich przypadkach wizerunek może być rozpowszechniany bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez umieszczenie fotografii w serwisach internetowych Organizatora oraz w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora. Ponadto może być także zamieszczany w publikacjach i serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem że muszą dotyczyć działalności Organizatora, tzn. zakazane jest wykorzystywanie tych zdjęć przez podmioty trzecie do własnych celów. Wizerunek nie będzie wykorzystywany w celach zarobkowych, a Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.
Jeżeli wizerunek Uczestnika nie spełnia warunku wskazanego w ustępie powyżej, może być nieodpłatnie rozpowszechniony przez Organizatora, wyłącznie po uprzednim uzyskaniu dobrowolnej zgody uczestnika na takie działanie.
Materiały edukacyjne przekazywane uczestnikom w trakcie Forum stanowią własność intelektualną ich twórców i podlegają ochronie prawnej. Kopiowanie, publikowanie i rozpowszechnianie tych materiałów wymaga pisemnej zgody Organizatora.
Podczas Forum mogą być prezentowane materiały chronione prawem autorskim, do których prawa posiadają wyłącznie ich właściciele. Uczestnikom nie przysługuje prawo do nagrywania, kopiowania lub powielania tych materiałów bez zgody właścicieli praw autorskich.
§ 6. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych uczestników Forum jest Międzynarodowe Centrum Bezpieczeństwa Obywatelskiego i Społecznego, ul. Leszno 8/1, 01-192 Warszawa.
Dane osobowe uczestników są przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Forum, realizacji płatności z tytułu udziału w Forum, w celach marketingowych oraz w celu przesyłania informacji handlowych w przypadku wyrażenia odpowiedniej zgody, a także realizacji obowiązków prawnych Administratora.
Dane osobowe uczestników Forum przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, aktualizowania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub ich usunięcia, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dokonanego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, prawo do wycofania zgody na przetwarzanie w każdym czasie, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Więcej informacji w zakresie przetwarzania danych osobowych przez Organizatora znajduje się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej Organizatora.
§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Niniejszy Regulamin jest dostępny:
a) w siedzibie Organizatora: Międzynarodowe Centrum Bezpieczeństwa Obywatelskiego i Społecznego, ul. Leszno 8/1, 01-192 Warszawa;
b) na stronie internetowej: www.iccss.network;
c) na miejscu podczas trwania Forum.
Wszelkie pytania dotyczące organizacji wydarzenia można kierować na adresy mailowe dostępne na stronie Organizatora lub bezpośrednio na forum@iccss.network.
Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej www.iccss.network.
Udział w Forum oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności kodeksu cywilnego.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmieniony Regulamin obowiązuje od momentu opublikowania go na stronie internetowej www.iccss.network.
Regulamin obowiązuje w czasie trwania Forum.